1. Verantwortliche für die Datenverarbeitung

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens sind gemeinsam verantwortlich:

InfoGuard Deutschland GmbH
Frankfurter Straße 233 | C1
63263 Neu-Isenburg
Deutschland
E-Mail: info@infoguard.de
Telefon: +49 6102 7840 0

und
InfoGuard AG
Lindenstrasse 10
6340 Baar
E-Mail: info@infoguard.ch
Telefon: +41 41 749 19 00
Beide Unternehmen verarbeiten Ihre Daten im Rahmen eines arbeitsteilig organisierten Bewerbungsverfahrens gemeinsam im Sinne von Art. 26 DSGVO.
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@infoguard.de.

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens
• Organisation und Durchführung des Auswahlprozesses
• Kommunikation im Bewerbungsverfahren
• Durchführung von Bewerbungsgesprächen, einschließlich Video-Interviews über Microsoft Teams
• Zentrale HR-Unterstützung im Konzern
• Dokumentation und Nachweisführung

Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere Stellen innerhalb des Konzerns erfolgt nicht.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten insbesondere folgende Daten:

• Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen)
• Kommunikationsdaten
• ggf. Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen
• technische Verbindungsdaten (z.B. bei Nutzung unser Internetseite und Videokonferenzsystemen)
• ggf. Bild- und Tondaten im Rahmen von Video-Interviews (sofern aktiviert)Sofern Sie freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) übermitteln, erfolgt deren Verarbeitung nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
  für die Übermittlung Ihrer Daten an die Schweizer Gesellschaft und die dortige Durchführung zentraler Recruiting-Prozesse

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
  für die Durchführung von Video-Interviews über Microsoft Teams

5. Berechtigte Interessen

Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere in:

• der Nutzung spezialisierter Recruiting-Kompetenz innerhalb des Konzerns
• der effizienten Durchführung von Bewerbungsverfahren
• der Bündelung von HR-Ressourcen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Besetzung der konkret ausgeschriebenen Stelle.

6. Empfänger der Daten

Ihre Daten werden innerhalb der beteiligten Unternehmen ausschließlich an:

• zuständige HR-Mitarbeitende
• Fachabteilungen, die in die Auswahl einbezogen sind

weitergegeben.
Ihre Daten können im Rahmen des Bewerbungsverfahrens auch an eingesetzte IT-Dienstleister übermittelt werden, insbesondere:

• Anbieter von Bewerbungsmanagementsystemen (z. B. Personio)
• Anbieter von Kommunikations- und Videokonferenzsystemen (z. B. Microsoft)

Diese Dienstleister werden – soweit erforderlich – auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.
Zur Verwaltung Ihrer Bewerbung sowie zur Durchführung und Organisation des Bewerbungsverfahrens nutzen wir die Software Personio des Anbieters Personio SE & Co. KG.
In diesem System werden insbesondere verarbeitet:

• Bewerbungsunterlagen
• Kommunikationsdaten
• Notizen aus dem Bewerbungsprozess

Personio wird sowohl als Bewerbungsmanagement-Tool als auch als Personalmanagementsystem eingesetzt.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von:

• § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Rahmen konzerninterner Prozesse

Auf unserer Webseite auf dem Bewerbungsformular finden Sie eine Datenschutzerklärung des Anbieters, in der erklärt wird wie Personio Ihre Daten verarbeitet.

7. Datenübermittlung in Drittländer (die Schweiz)

Ihre Bewerbungsdaten werden an unsere Konzernmutter in der Schweiz übermittelt, die in den Bewerbungsprozess eingebunden ist.
Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommissiongemäß Art. 45 DSGVO. Das bedeutet, dass dort ein Datenschutz gewährleistet ist, das dem Niveau der Europäischen Union entspricht.

8. Gemeinsame Verantwortlichkeit

Wir haben gemäß Art. 26 DSGVO eine Vereinbarung über die gemeinsame Verarbeitung geschlossen.
Die wesentlichen Inhalte sind:

• InfoGuard Deutschland GmbH ist verantwortlich für die Erhebung der Bewerbungsdaten sowie für die Erfüllung der Informationspflichten gegenüber Bewerbern.
• Sie fungiert als zentrale Ansprechpartnerin für die Wahrnehmung der Betroffenenrechte.
• Die Schweizer Gesellschaft übernimmt einen wesentlichen Teil des Auswahl- und Entscheidungsprozesses.
• Beide Parteien arbeiten eng zusammen und stellen gemeinsam die Einhaltung der Datenschutzvorschriften sicher, insbesondere bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen.

Unabhängig von diesen internen Zuständigkeiten können Sie Ihre Rechte gegenüber beiden verantwortlichen Stellen geltend machen.

9. Speicherdauer

Im Falle einer Einstellung werden Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte übernommen, soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Im Falle einer Absage werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Darüber hinaus können bestimmte Daten, insbesondere im Zusammenhang mit der Kommunikation im Bewerbungsverfahren (z. B. E-Mail-Korrespondenz), zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Verteidigung gegen rechtliche Ansprüche bis zu 10 Jahre gespeichert werden.
Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage dies erlaubt.

10. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

11. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit zu widersprechen.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständig ist insbesondere:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Wilhelmstraße 7
65185 Wiesbaden
Deutschland

13. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Ohne diese Daten kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter Datenschutzerklärung | InfoGuard einsehen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.